Koning Waterval besefte dat hij nog een lange weg te gaan had om zijn onderdanen net zo gelukkig te maken als de onderdanen van zijn buurkoning. Hij besloot om samen met zijn collega opdrachtgevers, hoofd huishoudelijke dienst, hoofd paleiswacht en de chef-kok, een werkbezoek te brengen aan de buurkoning, Koning Agile, om ideeën op te doen over hoe afspraken te maken. En zo gingen ze welgemoed op weg. Tijdens hun werkbezoek schreef Koning Waterval de volgende richtlijnen op.
Eerste afspraak: De koning beheert het geld.
Maar dat gebeurde op een heel andere manier dan koning Waterval gewend was! De koning was zo gewend om budget af te geven voor een duidelijk omlijnd en te behalen eindproduct, dat hij echt aan deze nieuwe manier van budget gebruiken moest wennen. Elke keer beoordeelde koning Agile aan het eind van de afgesproken periode of hij door wilde gaan met budget beschikbaar stellen voor het omhanden werk of dat hij het genoeg vond en zijn geld liever aan iets anders wilde spenderen. Hij bewaakte dus vooral de prijs – kwaliteitsverhouding.
Tweede afspraak: De opdrachtgevers geven aan wanneer het werk klaar is.
Van tevoren moest koning Waterval duidelijke afspraken maken welke minister voor welk deel van de opdracht verantwoordelijk zou zijn. Samen met hun collegaministers moesten ze zelf onderzoeken hoe deze werkzaamheden op elkaar aan te sluiten. Daarna moesten ze hun werk dan zo plannen dat de ene minister niet eindeloos hoefde te wachten tot de andere minister iets klaar had. Ook planden opdrachtgevers niet te ver vooruit, want er kunnen tijdens de werkzaamheden immers belangrijke nieuwe inzichten ontstaan die voorrang moeten krijgen over iets wat al op de planning stond. En het was heel belangrijk volgens koning Agile om daar ruimte voor vrij te laten.
Wel maakte koning Agile altijd duidelijke afspraken met de ministers over wanneer hun werk klaar zou zijn. Om te bepalen of het werk ook echt af was, werden er samen kwaliteitscriteria afgesproken, zodat iedereen vast kon stellen dat iets echt klaar is.
Derde afspraak: De ministers zijn zelf verantwoordelijk voor het opdelen van de opdracht en ook voor het reilen en zeilen in het eigen team.
Ook de manier waarop de teams werkten was een verassing. Niet de minister bepaalde in welke volgorde de opdrachten zouden worden uitgevoerd, maar het team zelf stelde aan het begin van elke opdrachtperiode vast, op basis van capaciteit (en later ook op basis van ervaringen uit vorige opdrachtperiodes), wat zou worden aangepakt. Voor elke werkzaamheid op de lijst met geselecteerde opdrachten werd gezamenlijk een doel vastgesteld dat een duidelijk antwoord gaf op de vraag: wat moet er klaar zijn aan het eind van deze opdrachtperiode? Daarna maakte het team een plan voor het uit te voeren werk. Hierbij werden de werkzaamheden opgedeeld in behapbare taken die niet groter mochten zijn dan 1 dag werk.
De koning, het hoofd huishoudelijke dienst, het hoofd paleiswacht en de chef-kok kregen ook nog veel tips en trucs mee over de samenstelling van de teams, het terugkijken op het gedane werk, hoe daarvan te leren voor de volgende ronde van werkzaamheden en ook hoe elkaar te helpen.
Terug in eigen land gingen ze vol enthousiasme aan de slag om hun nieuwe inzichten in de praktijk te brengen.
Maar na een aantal dagen kwam één van de ministers bij de koning. Eén van zijn beste mensen was ziek geworden en de taken van het zieke teamlid konden nu niet worden uitgevoerd. Ook de andere ministers gaven aan dat, wat tijdens het werkbezoek zo eenvoudig had geleken, toch bepaald niet gemakkelijk was.
De koning wist dat hij iets moest doen als hij hiermee door wilde gaan. Maar wat? Daar ging hij eerst maar weer eens een nachtje over slapen….
De volgende ochtend stond de koning op met een oplossing: ervoor zorgen dat mensen in de teams elkaar kunnen helpen, zodat ze in noodgevallen elkaars werk kunnen overnemen. En, ook heel belangrijk, iemand zoeken die de teams zou kunnen begeleiden bij deze nieuwe manier van werken.
Wordt vervolgd...
Expert
