In mijn vorige blog heb ik verteld over de uitdagingen voor de CIO wanneer informatiemanagement nog niet is ingericht. De volwassenheid van de organisatie bevindt zich dan op niveau 0 (zie figuur 1). De focus ligt op dit niveau vooral op het positioneren van informatiemanagement binnen de organisatie, het op gang brengen van de dialoog tussen de business en de ICT en het invullen van de informatiemanagementfunctie.
Figuur 1. Het Gartner Enterprise Information Management volwassenheidsmodel.
Wanneer de CIO de eerste aanzet heeft gegeven tot het optuigen van informatiemanagement en een kersverse informatiemanager is aangesteld om de strategie van de CIO tot uitvoering te brengen, doen zich nieuwe uitdagingen voor. Op het eerste volwassenheidsniveau wordt de organisatie zich bewust van het feit dat de informatiehuishouding verbeterd moet worden. De business heeft door dat de beschikbare gegevens niet altijd even betrouwbaar of te laat beschikbaar zijn. Daardoor verliest de business het vertrouwen in de ICT. Aan de andere kant probeert de ICT vanuit haar silo verbeteringen door te voeren. Er worden datawarehouses ingericht om alle informatie te consolideren, maar het is de vraag of dit de business helpt meer grip te krijgen op hun bedrijfsprocessen.
Aan de kersverse informatiemanager dus de taak om hier verbetering in aan te brengen. Maar daarvoor zal hij of zij eerst de volgende uitdagingen, die kenmerkend zijn voor dit volwassenheidsniveau, het hoofd moeten bieden:
- Ten eerste zal de informatiemanager de relatie tussen informatiemanagement en de rest van de organisatie helder moeten definiëren en moeten borgen. Hij of zij zal moeten uitzoeken met welke afdelingen hij of zij te maken heeft, wie de belangrijkste stakeholders zijn en wat hun belangen zijn. Dit laatste is belangrijk, omdat de informatiemanager bij alle partijen het vertrouwen moet winnen om als volwaardige gesprekspartner gezien te worden. Daarnaast zal de informatiemanager een strategie moeten bedenken om de verschillende behoeften vanuit de business te vertalen naar opdrachten voor de ICT.
- Ten tweede moet de informatiemanager zo snel mogelijk laten zien wat de impact van informatiemanagement is op de rest van de organisatie. Door snel resultaten te laten zien (zogenoemde ‘quick wins’) kan de informatiemanager het vertrouwen winnen van de betrokken partijen en zorgen dat zijn of haar adviezen gehoord worden. Bijkomend voordeel van de quick wins is dat het de dialoog tussen de business en de ICT bevordert, waarbij de informatiemanager als mediator kan fungeren en onzekerheden kan wegnemen.
- De derde uitdaging voor de informatiemanager op het niveau van bewustwording is het verkrijgen van voldoende mandaat om daadwerkelijk organisatorische veranderingen teweeg te brengen. Met voldoende mandaat (incl. budget en resources) kan de informatiemanager een multidisciplinair team vormen dat maximaal waarde toevoegt aan de organisatie. Zonder mandaat komen adviezen niet tot uitvoering en is een verbeterde aansluiting van informatievoorziening op de bedrijfsprocessen niet realistisch. De informatiemanager zal dus moeten vechten om voldoende mandaat te verkrijgen om enerzijds de behoeften vanuit de bedrijfsprocessen te vertalen naar informatievoorziening en anderzijds om de ICT te dicteren wat zij moeten leveren aan dienstverlening.
Als de beginnend informatiemanager in staat is om de titanenstrijd met de ICT-afdeling te winnen en voldoende mandaat te krijgen om zijn rol naar behoren in te vullen, is hij of zij weer een stap verder in de groei naar een volwassen organisatie. In het volgende volwassenheidsniveau werken business en ICT, onder toeziend oog van de informatiemanager, constructief samen in het behalen van organisatorische doelstellingen.
De uitdagingen waarmee de informatiemanager dan te maken krijgt, lees je in een volgende blog!
