Je kunt ongetwijfeld een voorbeeld noemen van een Microsoft Excel kunstwerk. Het gebruik van Excel is nog altijd erg populair voor veel zakelijke toepassingen. Door de uitgebreide mogelijkheden is Excel een applicatie waar je graag mee werkt. Diezelfde uitgebreide mogelijkheden behoren ook tot de keerzijde van de medaille.
De gebruiker heeft zoveel vrijheid, dat standaardisatie een grote uitdaging wordt. Ook is de veiligheid van je data niet gegarandeerd. Een gespecialiseerde tool is vaak een alternatief.
Forecasts
Bij een grote fashion retailer wordt Excel gebruikt voor de planning van assortimenten in winkels. De tool maakt het mogelijk om inkoop forecasts te maken zodat de juiste producten op het juiste moment in de winkel liggen. De fysieke winkel moet concurreren met andere winkels en niet te vergeten de honderden online stores. Daarom is een correcte forecast en tijdige bevoorrading essentieel.
Zo blijkt uit de ervaringen van één van onze consultants: “Als een klant de moeite neemt om een fysieke winkel te bezoeken, en vervolgens teleurgesteld wordt door een niet voorradig product, dan zal die klant ter plekke nog via zijn smartphone de artikelen bij een concurrent aanschaffen”.
De Excel tool dekt de lading voor forecasts maar is niet gekoppeld met systemen voor voorraadbeheer. De tool is ook niet geschikt voor forecasting van online stores. Daarbij vraagt de ontwikkeling van digital meer van het plannings- en allocatie proces dan mogelijk is met Excel. Daarnaast is het forecasting proces niet gestandaardiseerd, waardoor het veel tijd kost.
Inzet van een tool
Voor de succesvolle inzet van een tool zijn medewerkers leidend; als zij niet met een tool kunnen werken, kunnen ze het ook niet gebruiken. Daarom moeten organisaties nadenken over hoe de juiste tools succesvol in gebruik kunnen worden genomen en deze bijdragen aan klantwaarde. Terug naar onze fashion retailer. Deze multinational heeft de Excel tool verbeterd zodat deze robuuster, veiliger, betrouwbaarder en efficiënter is. Door deze verbeteringen is de continuïteit van het forecasting proces gewaarborgd. Tegelijkertijd wordt het forecasting proces gestandaardiseerd.
De fashion retailer kan zo in de toekomst een gespecialiseerde forecasting tool in gebruik nemen waarmee ook voorraadbeheer kan worden ondersteund en die ook nog veiliger, betrouwbaarder en efficiënter is dan de huidige Excel tool. Met de gespecialiseerde tool wil de fashion retailer het forecasting en voorraadbeheerproces inzetten voor zowel fysieke als online stores en zo de klantbinding verbeteren en de kosten voor voorraadbeheer verlagen. De fundamenten voor deze transitie zijn afgebeeld met ArchiMate 3 in de onderstaande illustratie.
