Situatie: een paar jaar geleden, de eendaagse klassikale SAP training voor de afdeling Debiteuren.
De sfeer was gezellig, zelfs een beetje opgewonden. Maar toen de eerste plaatjes van het nieuwe procesmodel waren besproken zag ik de blikken in de ogen veranderen, alsof ze wilden zeggen: ‘OK, dit snappen we, maar je gaat hopelijk toch niet nog meer vertellen?’.
Ik heb nog wel meer verteld. We hebben het die dag met name gehad over wat er ging veranderen, hoe de nieuwe processen zouden verlopen, en waar ze vooral op moesten letten.
Natuurlijk hebben we ook gekeken hoe het in SAP moest worden uitgevoerd. Met één vinger op het papier van de trainingshandleiding en de muis in de andere hand werden de opdrachten doorgenomen. Klik op deze knop, vul die waarde in, druk nu op die toets …
De evaluatie was bijzonder positief. Vooral ook omdat ik mij beperkte tot de hoofdlijnen, en niet allemaal details vertelde die ze toch niet zouden onthouden. Dat was in het verleden vaak wel anders geweest.
De volgende dag liep ik langs op de afdeling om te kijken hoe het ging. Bladerend door de handleiding waren ze op zoek naar hoe ze ook al weer bepaalde gegevens moesten invoeren. Ze waren het meeste al vergeten, en nog een keer oefenen kon helaas ook niet meer.
Nog steeds worden er klassikale trainingen gegeven waarbij cursisten worden overspoeld met informatie, en één keer kunnen oefenen in een trainingsomgeving die met veel moeite is opgezet. Waarna ze bekwaam worden geacht voor het uitvoeren van hun werk.
Gelukkig kan het ook anders. Het populaire 70-20-10 model (in onderstaande video) onderschrijft het belang van leren op de werkvloer. ‘Electronic Performance Support’ systemen ondersteunen deze aanpak bij uitstek. Hiermee kunnen simulaties van systeemhandelingen worden gemaakt waarmee oneindig kan worden geoefend (klik op deze knop, vul die waarde in, druk nu op die toets …) en die altijd beschikbaar zijn, ook voor instromende medewerkers.
Tijdens het werk krijgen medewerkers met één muisklik toegang tot alle hulpinformatie die relevant is voor de taak die ze op dat moment uitvoeren. Dat zijn de simulaties , maar ook ‘Guides’ die in de echte werkomgeving stap voor stap aangeven wat er moet gebeuren (klik op deze knop, vul die waarde in, druk nu op die toets …). En notities bij belangrijke schermen of schermvelden. En relevante (MS Office) documentatie.
Een training gaat vanaf nu over wat er gaat veranderen, hoe de nieuwe processen verlopen en waar vooral op moet worden gelet. Met simulaties wordt de uitvoering in SAP geoefend. En eventueel herhaald als dat nodig is. Verder wordt alleen nog die ene muisklik uitgelegd. Voor op de werkvloer. Niet méér.
