Ik denk dat de retrospective misschien wel een van de meest belangrijke activiteiten voor een Scrum team is. Het is de kans voor het team om te kijken wat echt lekker ging, hoe dat kwam en om te kijken wat er niet lekker ging en welke actie het team kan doen om hier een volgende keer geen last meer van te hebben.
Op deze manier kan iedere sprint de werkwijze van het team een beetje meer geoptimaliseerd worden en kan direct geprobeerd worden of de gekozen acties hun uitwerking hebben. Inspect & adapt.
Toch merk ik dat veel teams de retrospective niet (of niet elke sprint) houden. Wanneer ik vraag hoe dat komt, dan hoor ik vaak: “We deden eerder wel retrospectives, maar we hadden steeds dezelfde actiepunten. Dat was zonde van onze tijd, dus nu zijn we er mee gestopt.” Of “We hebben toch nooit verbeterpunten.”.
Het laatste geval is misschien wel het meest interessant. Zelfs de best performing Agile teams die ik ken zijn, ondanks dat alles eigenlijk wel op rolletjes draait, toch nog steeds met volle overgave op zoek naar het nog verder fijn slijpen van hun werkwijze. Daar krijgen ze zichtbaar energie van. Bestaat ‘geen verbeterpunten’ eigenlijk wel? Hoe zit het in zo’n geval met de ambities van het team?
In het andere geval is er misschien sprake van 'Retrospective Moeheid'. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als de retrospective vooral technisch correct wordt uitgevoerd: De juiste vragen worden gesteld en iedereen speelt daarbij zijn rol. Maar de echte actiepunten ontbreken of missen de beleving. De ‘Processes and Tools’ hebben het gewonnen van de ‘People and Interactions’.
Als de actiepunten vaker (om wat voor reden dan ook) niet opgepakt worden, ligt Retrospective Moeheid op de loer. “Dit is nu al de derde keer dat we deze actiepunten hebben. Wat is het nut van deze meeting?”.
Om te beginnen is het natuurlijk fijn dat een teamlid dit aangeeft. Nu kun je als Scrum Master het team gaan faciliteren in hoe ze de opvolging van de uitkomst van de retrospective moeten aanpakken en hun doelen kunnen gaan behalen. De ideale behandeling tegen Retrospective Moeheid!
Opvolging verhogen
Ik geef graag enkele tips die het team kunnen helpen om de opvolging van hun retrospective te verhogen.
-
Zorg dat iedereen het eens is met de gekozen actiepunten. De kans dat actiepunten ook daadwerkelijk opgepakt worden is het hoogst als iedereen dezelfde waarde eraan hecht. Het item met de meeste waarde voor het team krijgt de hoogste prioriteit.
-
Om tot waardevolle actiepunten voor het team te komen met een laagdrempelige open discussiestructuur, zijn Liberating Structures zoals What? So What? Now What? en 1-2-4-all goed te gebruiken.
-
Voor het bepalen de prioriteit kun je bijvoorbeeld werken met een eenvoudige vorm van priority poker, waarbij de actiepunten door ieder teamlid een waarde krijgen toegekend van 5: erg belangrijk, 2: een beetje belangrijk of 0: niet belangrijk.
-
- Probeer niet teveel in een keer te doen. Stel haalbare doelen die maximale waarde voor het team leveren.
- Zorg ervoor dat de actiepunten concreet uitvoerbaar zijn. “Minder bugs introduceren” is te vaag. Het is het gewenste resultaat, maar wat moet het team doen om dat resultaat te behalen? Bijvoorbeeld: “<kwaliteit verhogende actie> aan de Definition of Done toevoegen en vanaf nu moet alles wat we opleveren aan deze nieuwe Definition of Done voldoen”.
- Zorg ervoor dat aan alle actiepunten iemand is toegewezen die erop toeziet dat het actiepunt wordt uitgevoerd of geïmplementeerd. Ook voor ‘team items’.
- Als niemand de verantwoordelijkheid voor een actiepunt wil nemen; verwijder het. Het is dan niet belangrijk genoeg voor het team. Doe dit ook heel bewust.
- Als het gewoon een taak is, zoals het versturen van een e-mail of iets bestellen, hang er dan een datum aan waarop het gereed moet zijn.
- Zorg ervoor dat de actiepunten en de voortgang zichtbaar zijn. Dit kun je bijvoorbeeld doen door ze ergens zichtbaar aan de muur te hangen, of door ze als hoogste prioriteit op de sprint backlog te zetten. Het helpt ook om de voortgang van de actiepunten tijdens de daily stand-up even mee te nemen.
- Probeer nooit anderen de schuld te geven (of jezelf afhankelijk te maken van anderen). Los van het feit dat een cultuur van vingerwijzen veel energie kost, heeft het team gewoon de meeste invloed op wat ze zelf doen. Dus de vraag zou moeten zijn: Wat kunnen wij eraan doen? En als het mensen buiten het team betrekt: Laat ons jou helpen, om ons te helpen. Praat met mensen in plaats van over ze.
Verander de vorm van de retrospective
Het is vaak ook goed om de vorm van de retrospective zo nu en dan te veranderen. Stel andere vragen, nodig een klant uit of kies een spelvorm. Er zijn verschillende mooie voorbeelden online te vinden. Een mooi voorbeeld is de “Retromat”: https://plans-for-retrospectives.com/nl/
Kijk terug op je retrospectives
Kijk zo nu en dan eens terug op succesvolle verbeteringen die het team gedurende de afgelopen tijd al heeft gedaan. Zie je? We worden iedere dag een beetje beter!
Over de Auteur
Randy Keyers werkt bij Dev Drive. Via Capgemini wordt hij ingezet bij organisaties waar zijn expertise gewenst is. Vanuit zijn jarenlange ervaring als Scrum Master, Team Coach en manager van Software Development afdelingen in Nederland en buitenland, kan hij teams en leidinggevenden helpen met hun Agile uitdagingen.
In de reeks ‘Het dagboek van een agilist’ schetsen enkele Capgemini Experts waarnemingen uit hun dagelijkse praktijk die raakvlakken hebben met zowel een digitale transformatie als een transformatie naar een Agile en Scrum manier van werken.
