Van IT afdeling naar makelaar van Cloud diensten

08 September 2014
Categorie:
680

Bij grote organisaties wordt de eigen IT afdeling steeds vaker gezien als interne dienstenleverancier. De achterliggende gedachte is vaak kostenbesparing waarbij de business kan kiezen uit een catalogus vooraf gedefinieerde IT diensten, in plaats van het steeds weer als maatwerk ontwikkelen van specifieke diensten of producten. Hoewel dit een valide uitgangspunt is, zie ik dit toch vaak stranden in de praktijk. Hoe komt dat, en belangrijker, hoe los je dat op?

Knelpunten

WAAR IS DE CATALOGUS?

De IT afdeling moet een dienstencatalogus opstellen waarmee de business bij het uitwerken van vraagstukken rekening kan houden. In veel gevallen ontbreekt zo’n catalogus nog. De business kan dan bij het formuleren van de vraag geen rekening houden met al beschikbare IT diensten. En ook de business architectuur zal daar dan geen rekening mee kunnen houden. Het gevolg is dat vragen uit de business vaak onnodig complex en duur zijn voor de IT afdeling.

 

WAT MOET ER IN DE CATALOGUS?

De IT afdeling weet misschien wat de business in het verleden wilde, maar dat is iets anders dan weten wat de business in de toekomst nodig heeft. Als het aanbod onvoldoende aansluit op de vraag is de business ontevreden en loopt de IT afdeling voortdurend achter de feiten aan.

 

UITGEBREID DIENSTENAANBOD EN LAAG VOLUME

Een Cloud provider kan ervoor kiezen een specifieke set aan diensten te bieden passend bij de aard en expertise van de provider. Bedrijven kunnen een complete set aan diensten samenstellen door bij meerdere Cloud providers te shoppen. Omdat de Cloud provider hoge volumes aan veel verschillende klanten levert, kan hij kosteneffectief werken. De combinatie van een specifiek en beperkt dienstenaanbod en hoge volumes maakt de activiteit winstgevend.
Een interne IT afdeling moet echter zelf de totale behoefte aan IT dienstverlening realiseren en heeft bovendien maar 1 klant: de eigen business. Dus in plaats van een specifiek en beperkt dienstenaanbod en hoge volumes heeft de interne IT leverancier te maken met een uitgebreid dienstenaanbod en lage volumes. Dit maakt het lastig om de gevraagde kostenbesparing te realiseren. De IT afdeling kan daarom ook nooit concurreren met Cloud leveranciers.

Hoe los je dat op?

VRAAG EN AANBOD

Om dit organisatieconcept te laten werken is het nodig dat de vooraf gedefinieerde IT diensten voldoende aansluiten op – soms latente – behoeften van de business. Dit lijkt misschien een open deur, maar het kan lastig te realiseren zijn.. De IT afdeling heeft in feite ‘business developers’ nodig die voordurend in gesprek zijn met de business en die de ontwikkelingen die daar spelen kunnen vertalen naar het aanbod van diensten van de IT afdeling. De IT afdeling moet zich opstellen en organiseren als een commercieel bedrijf dat state-of-the-art IT diensten levert tegen een scherpe prijs. Bovendien is het noodzakelijk om de beschikbare diensten helder en eenduidig te definiëren en beschrijven. Dus: hoe eerder de catalogus op orde is, hoe beter. En liever nu een 80% versie publiceren dan over 3 maanden een 100% versie.

 

DE CLOUD MAKELAAR

Om tot een scherp geprijsd state-of-the-art portfolio met IT diensten te komen, is er maar één oplossing: voor een deel van het aanbod zelf gebruik maken van Cloud diensten en de rol van makelaar nemen die vraag en aanbod bij elkaar brengt. En die uiteraard ook zorgt voor de integratie van Cloud diensten met de eigen infrastructuur en de on premise applicaties. Wil je dat kosteneffectief doen, dan is het erg belangrijk dat het gebruik van IT diensten daadwerkelijk wordt doorbelast aan de afnemende business unit. Pas dan zal er een afweging worden gemaakt tussen de requirements enerzijds en de IT kosten anderzijds.

 

AAN DE SLAG

De IT afdeling heeft dus veel werk te doen, zoals:

 

  1. Vaststellen welke diensten en functionaliteit geleverd worden, de catalogus
  2. Beslissen welke diensten en functionaliteit door de IT afdeling zelf wordt gerealiseerd en welke worden afgenomen bij Cloud leveranciers
  3. Het opzetten van een besluitvormingstructuur om in de toekomst snel te kunnen beslissen of een dienst wordt gemaakt of ingekocht
  4. Het opstellen van een architectuur om Cloud diensten te integreren met de eigen systemen
  5. Het opstellen en invoeren van een kwaliteitssysteem om Cloud diensten te beoordelen

 

Dus wie beweert dat de interne IT afdeling straks niet meer nodig is omdat we ‘alles in de Cloud kopen’, heeft het wat mij betreft faliekant mis.

 

Met dank aan Bert Schaapsmeerders, Enterprise architect en architectuurtrainer

Auteur

Mieke Mahakena