Waarom zus en niet zo?

28 Maart 2013
Categorie:
542

De hele dag nemen we besluiten: opstaan of nog even blijven liggen, wat trek ik aan, eerst deze vervelende taak of toch maar die leuke, deze auto aanschaffen of die, ingrijpen of het maar op zijn beloop laten… Het gaat maar door en het is wonder dat onze hersenen dat allemaal maar doen.

 

Van veel besluiten ben je je niet of nauwelijks bewust. Gewoonte, cultuur, onbewuste invloeden of omstandigheden bepalen je keuze. Ik vind dit een fascinerend onderwerp. Eigenlijk niet minder dan een wonder dat zich de hele dag door voltrekt. 
Soms word je geconfronteerd met de gevolgen van een ondoordacht besluit, of van een besluit op basis van onvolledige of verkeerde informatie. Gelukkig pakken die gevolgen ook weleens verrassend positief uit en kun je opgelucht ademhalen.

 

Of een belangrijk besluit nu wel of niet goed uitpakt, het is mooi als je kunt reconstrueren hoe het besluit is genomen. Zo is het aan degenen die erdoor geraakt worden uit te leggen, kun je zonodig bijsturen en is het mogelijk ervan te leren voor een volgende keer. Al met al de moeite waard om je eens te verdiepen in het besluitvormingsproces.

De stappen in het besluitvormingsproces

Kennis hebben van de stappen in een besluitvormingsproces helpt. Het zijn er vier en de volgorde is niet dwingend.

 

  1. Een goed besluit is gebaseerd op goede informatie. Sommige mensen zijn erg goed in het verzamelen van informatie, ze zoeken op internet, lezen boeken en tijdschriften, praten her en der over de onderwerpen die hen interesseren om meer te weten te komen.
     
  2. Anderen zijn van nature gericht op het verzamelen en uitwisselen van meningen, zij weten hoe er in een organisatie over het onderwerp wordt gedacht en gepraat. Zij komen met creatieve oplossingen, waardoor het besluitvormingsproces een extra dimensie kan krijgen en uit de gebaande paden wordt gehaald.
     
  3. Dan zijn er degenen die alles op een rij zetten en de knoop doorhakken: het besluit is genomen. In veel vergaderingen denkt men dat het nu klaar is: volgende agendapunt.
     
  4. Maar het besluit moet ook worden uitgevoerd, de actiegerichten onder ons staan al te popelen, kom op jongens!

 

Van alle markten thuis

We hebben in deze context allemaal onze sterke en zwakke punten. Zelfkennis helpt al een heleboel en kan irritatie voorkomen. Degene die op uitvoering, op actie, is gericht, kan zich realiseren dat het vergaren van informatie óók nodig is (al kost het wat tijd). De ‘knopendoorhakker’ kan het leren waarderen dat er op het laatst bij iemand een flitsend idee oppopt. De timing lijkt misschien wat onhandig, maar flitsende ideeën laten zich lastig plannen.

 

Met deze kennis, die van het besluitvormingsproces en van de verschillen tussen individuen, kun je ook een besluitvormingsproces structureren en begeleiden. Eén van de leukste onderdelen van mijn werk is het faciliteren van workshops. In de workshopagenda’s komen de fases van het besluitvormingsproces terug. Het delen van informatie, zodat de deelnemers begrijpen wat er speelt en wat de randvoorwaarden en criteria zijn.

Het verkennen van meningen en het bedenken van mogelijke oplossingen. Het gezamenlijk groeperen en prioriteren. Het weloverwogen nemen van een besluit, dat alle deelnemers hebben doorleefd en kunnen uitleggen. En tenslotte het nemen van verantwoordelijkheid voor de acties die uit het besluit voortvloeien.

 

Hadden ze maar een workshop gedaan

Het helpt om het besluitvormingsproces te kennen als je in je eentje een besluit neemt, maar het is nog handiger om het te kennen als een groep samen tot een besluit moet komen. In een workshop kun je het besluitvormingsproces structureren en tegelijk op de juiste momenten flexibel zijn. Daardoor worden ieders sterke kanten benut.

O ja, ook handig om te weten: de meeste besluiten, ook in organisaties, worden genomen op irrationele, persoonlijke gronden. Dat loopt niet altijd goed af (lees de krant er maar op na). Hadden ze maar een workshop gedaan!

Auteur

Annerieke Bosman