Een paar weken geleden schreef ik over de 7e eigenschap die Stephen Covey heeft genoemd, “Houd de zaag scherp”. Wat ik toen schreef heeft mij weer aan het denken gezet. Ditmaal over een opmerking die ik hoorde over training voor PMO. Namelijk dat een PMO-er een proactieve houding zou moeten hebben en dat dit prominent in trainingen naar voren moet komen.
Ik vraag me om te beginnen af wat proactief in dit kader betekent. Volgens mijn vrije vertaling van de beschrijving van deze eigenschap op Wikipedia is het: “Neem het initiatief (in het leven) door je te realiseren dat jouw besluiten en keuzes, primair bepalen hoe effectief je bent in je leven”.
Vertaal dit eens naar een project: “Neem het initiatief in je project door je te realiseren dat jouw besluiten en keuzes, primair bepalen hoe effectief je bent in het ondersteunen van het project”.
Dus, ik ben een junior projectsupport medewerker en doe netjes wat van me gevraagd wordt, moet ik dan extra dingen gaan zoeken om te doen? Ja, is mijn antwoord.
De planning bijwerken, actielijsten opstellen en wijzigingen administreren is heel belangrijk, maar veel belangrijker is het om te kijken naar wat er nodig is om een optimale ondersteuning te bieden. Kan het allemaal niet veel effectiever gedaan worden, zijn er zaken die de PM doet, die jij als PMO misschien wel beter kunt doen? En kan de PM daardoor niet veel beter zijn werk doen?
En vertaal het eens naar een programma. De programma manager is druk bezig om alle stakeholders van de juiste informatie te voorzien, ze op één lijn te krijgen en de besluitvorming in de goede banen te leiden. Is je rol als medior of senior PMO dan om te controleren of alle rapportages op tijd binnen zijn en in het juiste format staan, of kun je misschien zorgen voor effectievere processen waarmee besluitvorming gefaciliteerd wordt?
Als je dit wilt doen, moet je soms buiten gebaande paden treden en weerstanden overwinnen. Vaak zijn er weerstanden van buitenaf, maar hoeveel weerstand komt er uit jezelf?
Proactiviteit volgens Covey betekent onder andere het vergroten van je cirkel van invloed, ten opzichte van je cirkel van betrokkenheid.
Ik daag iedere PMO-er uit! Ga aan de gang met die cirkel van invloed, vergroot deze en steek je positieve energie in het effectiever maken van je project, programma of portfolio.
