De SAP Key User organisatie

Een nieuwe werkdag is aangebroken en goedgemutst ga je op weg naar je werk.

Het is tenslotte bijna weekend en vandaag zal wel weer een dag worden zoals alle andere. Niets is echter minder waar.
Je bent net bezig met jouw eerste kop koffie als er een email binnen komt. Het management heeft na lang beraad besloten om een SAP Key User organisatie op te zetten. Daartoe behoort ook het benoemen van Key Users.

Nog geen uur later wordt je bij je manager geroepen en hij deelt je mee dat hij graag wil dat jij SAP Key User wordt van de afdeling. Als je vraagt wat deze rol nu precies inhoud, krijg je echter geen echt duidelijk antwoord.

De SAP Key User organisatie is tenslotte nog in een pril stadium. Maar hij weet dat jij geknipt zal zijn voor deze rol. Jij hebt tenslotte altijd zulke goede ideeën! En zo tussen neus en lippen door verteld hij je ook nog dat je bent voorgedragen om aan het project deel te nemen wat verantwoordelijk zal zijn voor de uitwerking van het Key User concept. Dit project heeft een tweeledig doel:

• Beschrijven hoe de Key User organisatie zal worden ingericht, de werkgroep: SAP organisatie verandering;
• Beschrijven welke eisen er gesteld zullen worden aan een Key User, de werkgroep: SAP Key User.

Na dit, toch wel korte gesprek, sta je weer buiten met de opdracht om eens goed na te denken waar jij vind dat een Key User organisatie en de Key User zelf aan moet voldoen.
En het enige wat je in jouw hoofd terug vind, is een heel groot vraagteken. Hoe zal dit verder gaan?

De werkgroep: SAP organisatie verandering.

Er is een week voorbijgegaan en het Key User project is in volle gang. De werkgroep “SAP organisatie verandering”, waar jij geen deel van uitmaakt, heeft zijn conclusies gepresenteerd aan het management. De voornaamste conclusies en aanbevelingen uit hun rapport zijn:

• Een benoeming tot Key User moet gezien worden als een promotie. Ten slotte zullen er extra taken en verantwoordelijkheden bij komen. Het management beraad zich nog over een eventuele salaris verhoging voor de tot Key Users benoemde medewerkers.
• Er zal tijd moeten worden vrijgemaakt, zodat de key-users hun rol kunnen vervullen. Hoeveel tijd men gaat krijgen voor deze additionele taak, is echter nog een groot strijdpunt binnen het management. Een deel van de managers ziet dit namelijk als niet productieve tijd.
• Eveneens een belangrijk advies is, dat de Key Users 1 keer per 3 maanden bij elkaar komen om ideeën en ervaringen uit te wisselen. Ook hier, in deze grote internationale organisatie, heeft een deel van het management grote bezwaren tegen de, toch wel hoge, reiskosten post. Het is dus nog maar zeer de vraag of dit advies ook daadwerkelijk gehonoreerd gaat worden.
• Men wil graag een technisch platform hebben, om bijvoorbeeld trainingsmateriaal en hints en tips op te kunnen plaatsten. In de komende weken zal  een onderzoek plaatsvinden welk platform men daarvoor gaat gebruiken.
• Er is gebleken dat er een groot verschil zit in de kunde en ervaring van de medewerkers die tot Key User zijn benoemd. Dit is voornamelijk veroorzaakt doordat de eisen die gesteld worden aan een Key User nog niet waren geformuleerd en elke manager zijn eigen invulling heeft gegeven aan wat bedoeld wordt met een Key User.
• En de laatste belangrijke conclusie is, dat veel van de Key Users heel erg aan zichzelf twijfelen of ze wel goed voorbereid zijn op deze rol. Ze hebben wel het idee dat ze goed met SAP kunnen werken, maar de meeste hebben dit van hun voorgangers geleerd en nooit een formele training gehad.

Al deze onzekerheden hebben er inmiddels voor gezorgd dat er een grote mate van onrust in de organisatie is ontstaan. En voorlopig zorgt deze onrust ervoor dat het werk juist veel minder soepel verloopt.

Binnen het management is inmiddels grote twijfel ontstaan of dit wel de goede weg is. Dit heeft er zelfs toe geleid dat sommige managers voorstander zijn om het Key User project te stoppen.
Ook zelf begin je steeds meer te twijfelen of je de rol van Key User wel ambieert.

De werkgroep: SAP Key User.

Na twee weken komt ook de werkgroep “SAP Key User”, waar jij deel van uitmaakt, met een presentatie van de resultaten. Kort samengevat de belangrijkste taken van een Key User:

• De Key User wordt in een vroeg stadium bij een project betrokken. Dit zorgt ervoor dat de nodige kennis wordt opgedaan, zodat zij/hij na implementatie de afdeling goed kan ondersteunen.
• Van de Key User wordt verwacht, dat zij/hij goed weet hoe de processen in de afdeling verlopen en er moet als sparringpartner van de SAP consultant kunnen worden opgetreden, bijvoorbeeld bij onduidelijkheden over de werkbaarheid van SAP oplossingen.
• De Key User wordt verantwoordelijk voor het testen en accepteren van aangeboden nieuwe functionaliteit.
• De Key User wordt verantwoordelijk voor het opleiden van SAP eind gebruikers. Dit houdt tevens in, dat ook het opleidingsmateriaal ontwikkeld (of goedgekeurd) moet worden.
• De Key User wordt na oplevering van nieuwe functionaliteit gezien als eerste aanspreekpunt bij SAP problemen. Zij/hij moet dan ook de, door zijn afdeling gebruikte, SAP functionaliteit als beste beheersen.
• De Key User vormt de link tussen IT en zijn eigen afdeling. Zij/hij wordt verantwoordelijk voor het inbrengen van alle wijzigingsverzoeken op bestaande SAP functionaliteit. Ook zal zij/hij de verantwoordelijkheid krijgen voor het rapporteren van fouten.

De presentatie is uitgelekt en dit heeft onverwachte consequenties gehad. Bijna alle, tot Key User benoemde, medewerkers hebben aangegeven, dat ze dit taken pakket wel heel erg zwaar vinden. Een groot deel heeft zelfs aangegeven, dat ze geen Key User meer willen zijn.

En ondanks dat je zelf hebt geholpen bij het opstellen van deze conclusies, heb je sterke twijfels of je wel voldoet aan dit zware profiel. Het is zelfs zo erg dat je heel onzeker bent geworden en regelmatig het gevoel hebt dat je het werk niet meer aan kan.

Slotsom

Denk niet te gemakkelijk over het inrichten van een Key User organisatie. Allereerst is dit een organisatie wijziging. Daarnaast is het een verzwaring van de taken van de tot Key User benoemde medewerkers.

Zoals gebruikelijk bij een organisatie verandering: begin op tijd met communiceren. Stel in een vroeg stadium vast welke taken er tot het takenpakket van de Key User behoren en aan welke eisen zij/hij  moet voldoen.

Gebruik deze eisen en het takenpakket om de toekomstige Key Users te selecteren en las ook een proefperiode in om te beoordelen of de medewerker geschikt is voor deze rol.