Functioneel beheer: van brandjes blussen naar regie voeren

03 November 2014

Bij onze klanten ervaren we dat Functioneel Beheerders moeite hebben met hun veranderende rol.
Een verandering van reactief naar proactief, van incidenten oplossen en/of achter de feiten aanlopen naar incidenten voor zijn. Die verandering vraagt een sturende rol van de functioneel beheerder. In deze serie willen wij een aantal aspecten van deze veranderende rol toelichten.
In deze blog het eerste topic: wat houdt regievoeren in?

Regie voeren

Van een Functioneel Beheerder worden meer en meer Business Analist vaardigheden verwacht, toegepast op zijn/haar applicatiegebied. Voorbeelden zijn het initiëren van gebruikersoverleg, het voorbereiden van beslissingen van informatiemanagement met betrekking tot nieuwe en gewijzigde informatievragen en het managen van service providers. Daarnaast ook het onderhouden van contacten met de stakeholders. Deze verandering vraagt andere vaardigheden dan Functioneel Beheerders tot nu toe gewend waren te gebruiken.

Vaardigheden van een Functioneel Beheerder

Hieronder een opsomming van diverse,voor sommige Functioneel Beheerders nieuwe, vaardigheden die vandaag de dag bij regievoerders nodig zijn.
   
Kunnen communiceren op meerdere niveaus. Met ICT partijen praten over SLA’s, met eindgebruikers over hun eigenlijke behoeften, met Informatie Management over informatiebeleid, met architecten over randvoorwaarden en architectuurprincipes, met ontwerpers en ontwikkelaars over eisen, etc.

In die gesprekken zouden functioneel beheerders moeiteloos moeten kunnen schakelen naar het abstractie- en denknivo van hun gesprekspartners. 

De bedrijfsprocessen, die door hun applicaties worden ondersteund, goed kennen. Dat is noodzakelijk om het “echte” gesprek met de stakeholders aan te kunnen gaan. Het waarom van wijzigingsvoorstellen om applicaties aan te passen ligt veelal in het ondersteunde bedrijfsproces, kennis daarvan is een must. Wat speelt er in de business? Welke behoefte heeft de business in de nabije toekomst? Welke ICT ontwikkelingen komen eraan? Allemaal aspecten die van belang zijn  om te kunnen adviseren omtrent wijzigings- / informatieverzoeken.
  
Kunnen coördineren van het traject vanaf het ingediende wijzigingsverzoek tot en met implementatie en exploitatie van de verandering. In dit kader wordt samengewerkt met verschillende partijen zoals Business Analisten, (Acceptatie)Testers, Informatiemanagers en de mensen op de werkvloer.
De Functioneel Beheerder krijgt te maken met de totale verandering en niet alleen de ICT-aspecten.
Hij/zij  vormt de brug tussen de business en ICT. Proactief kunnen handelen is hierbij van groot belang.

Eerst moet je weten “waar je van bent”

Over de rol(invulling) van functioneel beheer bestaan vele meningen en ideeën. Voor de organisatie is het duidelijk formuleren van verantwoordelijkheden en taken, waarbij de functioneel beheerder nadrukkelijk om hulp en inbreng wordt gevraagd een allereerste noodzaak. BiSL kan hierbij een goed startpunt bieden. Als deze verantwoordelijkheden helder zijn, dan moet de functioneel beheerder deze (nieuwe) invulling nadrukkelijk communiceren en “leven”. Je maakt je punt als beheerder/regisseur alleen maar helder als je weet waar je voor staat en je je plek met verve inneemt! Je belangen en acceptatiecriteria kennen en daarvoor opkomen is een belangrijke vaardigheid. Dit wordt veelal door Functioneel Beheerders nog als lastig ervaren.

 

Welke acceptatiecriteria zijn er met betrekking tot het in beheer nemen van een applicatie? Denk aan de hoeveelheid en de kwaliteit van de documentatie die minimaal moet worden opgeleverd. Waar haal je je acceptatiecriteria als functioneel beheerder vandaan en hoe formuleer je ze scherp en helder? Hoe stel je vast dat aan je acceptatiecriteria is voldaan? Allemaal vragen waarmee een functioneel beheerder te maken krijgt en waarin professionalisering nodig is of kan zijn.    

In een volgend blog zullen we een ander aspect van vakmanschap van de functioneel beheerder verder uitwerken, namelijk communicatie. 

Auteur

Joke Peek