Een cursist gaf eens een boeiende metafoor voor het verschil tussen een projectmanager en een programmamanager. 'Een projectmanager staat aan een kant van een wildstromende rivier, zo een in Canada of Alaska, en hij moet naar het huis aan de overkant. Hij duikt erin en zwemt als een dolle. De stroom trekt aan hem. Hij moet tegen de stroom in zwemmen om bij het huis uit te komen. Maar zijn krachten raken op en halverwege verdrinkt hij.
Een programmamanager die voor dezelfde opgave staat, ziet het huis aan de overkant en de woeste rivier. Hij denkt na en schat zijn kansen. Hij springt in het water, zwemt en laat zich meevoeren met de stroom. Maar hij komt aan de overkant, al is het niet bij het huis. Eenmaal aan de wal klimt hij op de kant en besluit wat te doen. Is het nodig naar het huis te gaan, is er nog een geitenpaadje, of is het hier mooi genoeg?'
Een programma is een reis, een avontuur. Geen uitgestippeld pad in een strakke planning, toleranties en 'management by exception', maar het doel voor ogen en meebewegen met de omstandigheden. MSP, een bekend raamwerk voor programmamanagement, wordt vaak als een zogenaamde 'blauwe' methode' gekarakteriseerd. Dat hangt er maar net vanaf hoe je ermee omgaat. Het is een raamwerk dat handvatten biedt om een programma succesvol in te richten en uit te voeren. De vaardigheden van de programmamanager maken het verschil.
Het MSP raamwerk spreekt bijvoorbeeld over een blauwdruk. Een volledige en tot in detail uitgewerkte blauwdruk voor de komende drie jaar is onzinnig en tegenwoordig krijg je er de tijd niet voor. Een blauwdruk die voor de komende tijd met stift is ingekleurd, je moet immers weten wat je de komende tijd wilt doen, en waarbij de verdere horizon minder duidelijk is, is voldoende. Ik praat bij voorkeur over de houtskoolschets. De schets geeft aan wat wij nu denken dat nodig is, maar is dat over een half jaar nog nodig?
Een uitgebreide planning en dik programmaplan hebben daarom ook niet veel zin. Natuurlijk moeten het doel, de benefits en de scope helder beschreven zijn, maar voor de planning gebruik ik al jaren een Roadmap, een programmaplan op een A0, met daarin de tranche-indeling, werkstromen, blauwdruk en te realiseren Benefits. Een praatplaat die vooral bedoeld is om te communiceren. Een overall planning van de projecten en hun afhankelijkheden is dan voldoende. en een PMO handboek voor de manier van werken binnen het programma.
Nog een voorbeeld. Binnen Agile werken is een uitgangspunt dat de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk gelegd wordt. Ook binnen MSP heeft het de voorkeur dat lijnmanagers optreden als opdrachtgever van de projecten.
Agilability betekent flexibel meebewegen met de omstandigheden en er het beste uithalen. Tijdens het avontuur van een programma een vereiste. Focus op het doel en doe wat gedaan moet worden om het doel te bereiken. Niet omdat het zo in het plan staat. Het door DSDM ontwikkelde raamwerk AgilePgM bouwt voort op een basis van programmamanagement (zoals PMI of MSP) en biedt taal die aansluit bij andere Agile manieren van werken. Een belangrijk thema is daarin de aansluiting van Agile projecten en teams.
