Ik maak nogal eens mee dat organisaties hun informatiemanagement bij IT parkeren. Dat zou namelijk allerlei voordelen hebben: goedkoper, sneller, betere dienstverlening. Wel, daar kan ik kort over zijn: die voordelen zijn zeer betrekkelijk. Ze vormen ook een gelegenheidsargument. De business wil eigenlijk van het informatiemanagement af omdat men niet goed weet wat men ermee aan moet.
Laat ik een paar mythes ontkrachten. Bijvoorbeeld het idee dat herplaatsing van het informatiemanagement de lijntjes tussen de functioneel beheerder en de IT lekker kort maakt. Dat kan zijn, maar de business is verder weg dan ooit. En het informatiemanagement moet in de eerste plaats toch het belang van de business dienen? Het moet dus denken, handelen en besluiten vanuit het businessbelang. Als IT de broodheer wordt, zal die focus verschuiven. Wellicht krijgt IT zelfs de touwtjes in handen bij de business en dat kan toch niet de bedoeling zijn.
Dan het idee dat de functioneel beheerders waardevolle businesskennis meenemen naar de IT. Klopt, maar de ervaring wijst uit dat die kennis snel verdwijnt. De binnen IT gepositioneerde FB zal steeds meer vervreemden van de business. Nieuwe businessontwikkelingen komen pas later in zijn vizier en de kans dat hij het vakgebied blijft onderhouden neemt af. We zien bij veel materiedeskundige gebruikers die zich opwerken tot functioneel beheerder binnen de business al vaak dat zij vergeten hun kennis over hun oorspronkelijke vakgebied up-to-date te houden. Als deze medewerker dan ook nog verhuist naar IT, verdwijnt de kennis des te sneller.
Is het dan misschien goedkoper om informatiemanagement te verplaatsen naar IT? IT is voor de business geencore, dus alles wat je kunt afstoten geeft ruimte om je de bedrijfsenergie richten op de wereld rondom het bedrijf. Klinkt goed, nietwaar? Nou, nee. Die kosten steken elders weer de kop op. Door informatiemanagement binnen te halen nemen de kosten voor IT toe: loon, opleiding, ziekte, verlof, verzekeringen, secundaire arbeidsvoorwaarden, enzovoort. En omdat het budget van de IT-organisatie niet is meegegroeid, is er dus geen geld voorhanden. De enige oplossing is dan: doorbelasten naar de business. En dan ben je weer terug bij af.
Verplaatsen van het informatiemanagement levert al helemaal geen betere dienstverlening op. Daarvoor is namelijk partnership nodig tussen IT en business; precies datgene wat informatiemanagement beoogt. Door informatiemanagement te zien als een IT-verantwoordelijkheid, onttrekt de business zich aan de eigen verantwoordelijkheid. Hierdoor ontstaat een ongelijkwaardige verhouding. Wij vragen en betalen, dus IT heeft maar te leveren. Dat er sterke onderlinge afhankelijkheden bestaan tussen de inmiddels geleverde diensten en de wellicht nieuw gewenste diensten is iets dat IT maar moet oplossen. Dat oplossen is echter een kwestie van samen de regie voeren en ieder aan de eigen kant de nodige maatregelen treffen.
Feitelijk is de functionele beheerder als onderdeel van informatiemanagement van oorsprong de drijvende kracht in de business. Hij weet bedrijfsmatige aanpassingen op een juiste wijze in te passen in de bedrijfsvoering. Helaas heeft de aan de IT-kant gepositioneerde functionele beheerder geen enkele zeggenschap in de business; hij heeft een louter adviserende functie. Wie vervult dan de rol van drijvende kracht? Wie slaat dan de brug?
Uiteindelijk kan er maar een conclusie zijn: informatiemanagement en het FB hoort thuis in de business. Dat is voor de business beter en voor de IT uiteindelijk ook.
