The Next generation in IM en Functioneel Beheer

06 Januari 2015

In de titel spreek ik van NEXT generation.

Dat suggereert op zijn minst dat er verschillende generaties zijn. Even een overzicht:

Generatie 0: (1980) Aandoenlijk amateurisme

We hebben het dan over de periode dat informatiesystemen wel in gebruik genomen werden, maar over functioneel beheer niet of nauwelijks nagedacht werd. De noodzaak werd pas zichtbaar doordat organisaties een bepaalde (nog beperkte) mate van afhankelijkheid gingen ondervinden. Bedrijven gingen de fout in vanwege het ontbreken van iets dat we in een later stadium functioneel applicatiebeheer zouden gaan noemen.

Generatie 1: (1990) Ad hoc functioneel applicatie beheer.

In iedere organisatie waren er wel gebruikers betrokken bij de ontwikkeling of invoering van een bedrijfssysteem. Deze gebruikers namen de rol op zich om het belang van een dergelijk systeem te behartigen. Centraal voor hen stond het gebruik van de applicatie. Hun focus was minder gericht op het bedrijfsproces. De puur technische kant was voor rekening van IT waar men als gesprekspartner de technische applicatiebeheerder kon tegenkomen. Elke functioneel applicatiebeheerder had zijn "eigen" applicatie onder zijn hoede.

Generatie 2: (2000) Verkeerde positionering van functioneel beheer.

Op weg naar Generatie 2 ontstond er bij organisaties de behoefte om het ad hoc karakter van dit beheer meer te gaan organiseren en te centraliseren. Ook de confrontatie met de millennium-bug maakte duidelijk dat de mate van afhankelijkheid enorm was toegenomen. Een goed ingericht functioneel beheer was dus onmisbaar. Organisaties die voorop liepen gaven een duidelijke positie aan hun functionele beheerders met een daarbij passende functieomschrijving. Functionele beheerders gingen in een pool samenwerken en er ontstonden methoden en technieken die men gebruikte voor de uitvoering van het dagelijkse werk. Helaas koos men voor de positionering van deze functionele beheerders vaak een hiërarchische positie binnen IT waardoor het samenwerken met IT weliswaar verbeterde, maar de afstand tot de business toenam.

Generatie 3: (2005) De verloren generatie.

Al tijdens generatie 2 begon het duidelijk te worden dat een focus, puur gericht op de applicatie, een te beperkte benadering is en de positionering van het functioneel beheer binnen IT een ongelukkige keuze. In organisaties waar men er voor koos IT uit te gaan besteden of te verzelfstandigen leidde dit tot een pijnlijk zichtbaar gemis aan goed functioneel beheer. Immers, met het vertrek van de eigen IT waren ook de functionele beheerders vertrokken. De behoefte om het functioneel applicatiebeheer aan de business kant geplaatst te krijgen nam toe. Echter, de ervaring was veelal met de IT vertrokken en daar acteerde men meer vanuit de aanbiedingkant dan vanuit de vraagkant. Generatie 3 is een verloren generatie geworden. Weer op ad hoc basis begon functioneel beheer intern in de business wat gestalte te krijgen. Maar een methodische aanpak ontbrak. Binnen het vakgebied erkende men wel de noodzaak het vakgebied te verbreden tot een wat meer bedrijfsproces omvattend geheel zoals dat toen ook duidelijk terug te vinden was in de cursus FABO van Capgemini Academy waar men belangrijke aanknopingspunten hiervoor aanreikte.

 

In navolging van ITIL en ASL ontstond er ook meer belangstelling voor BiSL maar bedrijfsmatig was men daar nog niet aan toe. De economische crisis (2007-heden?) zorgde nog meer dan voorheen voor een focus op kostenreductie. Deze kostenreductie zou gedeeltelijk wel te realiseren zijn met een goed functioneel beheer, maar daarvoor moest men eerst investeren. Een verwaarlozing van beheer van vele jaren los je immers niet in 1 jaar op. Maar vanwege de crisis moesten veel investeringen een terugverdientijd hebben van minder dan 1 jaar. En investeerde men dus niet of nauwelijks.

Generatie 4: (2010) Return of the zombies.

Veel bedrijven erkennen inmiddels de noodzaak van functioneel beheer, maar weten daar nog niet goed mee om te gaan. BiSL als framework heeft zijn erkenning verworven, maar het correct toepassen van het gedachtegoed komt niet echt van de grond. In BiSL staat het informatieverwerkend proces centraal, een proces waarin de applicatie slechts een onderdeel is en er meer gekeken wordt naar een holistische benadering van de informatievoorziening. De combinatie van dit inzicht en de voortdurende economische crisis leidt tot schijnoplossingen. Vele honderden medewerkers hebben het BiSL certificaat moeten behalen en werden bij thuiskomst in het bedrijf vervolgens aan hun lot overgelaten.

 

Als je een BiSL-certificaat hebt, weet je immers wat je moet doen. Helaas een verkeerde gedachte. Inrichten van functioneel beheer / informatiemanagement is nauw verweven met de eigen organisatorische cultuur. Net zo min als ITIL de standaardoplossing beschrijft voor elke IT-organisatie, beschrijft BiSL dat ook niet voor het informatie-management. De BiSL concepten zijn goud waard. Maar met recepten alleen maak je geen maaltijd. De vakinhoudelijke inzichten en concepten lopen voor op hetgeen veel bedrijven op dit moment kunnen dragen. Bedrijven die wel tijdig de juiste waarde van informatiemanagement hebben ingezien, zien nu ook in dat de in 2005 al voorgestelde positionering van functioneel beheer en informatie management in de eigen bedrijfsvoering essentieel is. Ze zien ook dat dit vakgebied niet een geïsoleerd vraagstuk is, maar een vraagstuk dat volledig verweven is met de bedrijfsvoering. En dat brengt ons naar de 5e generatie.

Generatie 5: (2015) The Next Generation.

Door toenemende automatisering binnen vrijwel alle bedrijfsprocessen en verstrengeling van deze bedrijfsprocessen met elkaar en vaak ook met de bedrijfsprocessen van andere organisatie, is een integratie van functioneel beheer/informatie management met businessmanagement onvermijdelijk. Was vroeger informatie een aspect van het bedrijfsproces, tegenwoordig is informatie vaak het product van het bedrijfsproces. Het onderkennen van business domeinen en daarvan afgeleide informatiedomeinen, het daadwerkelijk overzien van het business proces en zijn raakvlakken met andere business processen, het in control zijn binnen het bedrijfsproces, het zijn allemaal elementen die zowel bedrijfsmanagement als informatie management raken.

 

Was de scope van het begrip "lange termijn" ooit verbonden aan een visie over 5 of meer jaren, tegenwoordig ervaren we 2 jaar al als een lange termijn. Wellicht dat bedrijfsmanagement en informatie management synoniemen gaan worden. Het moderne begrip functioneel beheer / informatie management zal steeds meer versmelten met het begrip BPM. De vraag is nu: zal de nieuwe informatie manager de traditionele business manager gaan vervangen of zal de businessmanager het informatiemanagement als een volwaardig onderdeel van zijn vak gaan bedienen. BiSL heeft alle handvatten om in deze beweging mee te gaan. In 2020 zullen we het weten en noemen we dit wellicht de Business & information proces management (BIPM) generation.

Auteur

Ton van Lieshout