Regie op informatieketens vanuit informatiemanagement

26 September 2013

Organisaties maken steeds meer een onderdeel uit van informatieketens. Motieven om aan een keten deel te nemen[13] :

 

  • Digitaliseren: door de inzet van e-formulieren en digitale loketten, wordt het mogelijk de dienstverlening te verbeteren en processen sneller te doorlopen;
  • Communicatie: de communicatie tussen de ketenpartijen wordt verbeterd door het onderling uitwisselen van signalen en informatie en het delen van dossiers;
  • Transparantie: inzicht te bieden in de stand van zaken van een onderhanden zaak in de keten;
  • Vraagstimulering: doordat de toegankelijkheid tot informatie verbeterd, zal ook de vraag naar informatie uit een keten toenemen.

 

Zij moeten hierbij balanceren tussen het optimaliseren van de eigen processen en waarde leveren vanuit/aan de keten. Doelen die hierbij na worden gestreefd zijn onder andere:

 

  • Een gezamenlijke informatiepositie bereiken;
  • Een gezamenlijke meerwaarde behalen;
  • De administratieve lasten verlagen;
  • Regionale rampenbestrijding;
  • Fraudebestrijding [6];
  • Efficiëntere en veiligere overdracht van gegevens [1];
  • Centraal stellen van de klant [2].

 

Voorbeelden hiervan zijn de Loonaangifteketen [3], de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio [4]. In dit opzicht zien we een informatieketen heel breed en zijn er meerdere wegen die leiden tot Rome. Bij de Loonaangifteketen werken de Belastingdienst en UWV samen in de vorm van een ketenbureau. Bij het vergelijken van scholen op basis van open data stelt OC&W gegevens beschikbaar op Internet waarna anderen hier toegevoegde waarde diensten op kunnen baseren.

 

Een aardige methodiek voor het opzetten van informatieketens is beschreven op basis van ervaringen van het overheidsprogramma “Slim geregeld, goed verbonden” [5]. Hierbij moet niet alleen worden gelet op minimalisatie van de kosten maar vooral worden gekeken naar de toegevoegde waarde van de schakel in de keten en de toegevoegde waarde van het geheel. Er kan wat dit betreft [7] nog veel worden geleerd van de wijze waarop logistieke ketens zich ontwikkelen. 

 

Doorgaans kent de ontwikkeling van een informatieketen een aantal hoofdrolspelers die ieder hun eigen belangen hebben en een specifieke rol hebben binnen het geheel. Een belangrijke rol is die van de lead informatiemanager werkzaam bij de dominante partij binnen de keten (de ketenregisseur). De lead informatiemanager mobiliseert de bijbehorende informatiemanagers van de andere schakels uit de keten.

Soms wordt de boot eerst afgehouden, omdat intern de zaakjes nog niet op orde zijn (papieren dossiers, legacy enz.). Dit hoeft geen belemmering te zijn om te gaan bouwen aan ketens.

De impuls van buitenaf kan op zichzelf weer aanleiding zijn om de eigen gegevenshuishouding op orde te gaan brengen. Geleidelijkheid is dan het toverwoord. Dit lukt alleen als de bestuurders van de betrokken organisaties een duidelijk beeld hebben bij de toegevoegde waarde van de keten als geheel en het maatschappelijk effect ervan voor ogen houden, boven het eigen belang en gezamenlijk “door één deur kunnen” . Alleen dan worden de beste paarden per organisatie van stal gehaald.

 

Organisaties moeten duidelijk weten wat de te ontwikkelen ketens bijdragen aan de eigen bedrijfsdoelen. Kenmerkend voor de wijze waarop bijvoorbeeld het Stelsel van Basisregistraties wordt uitgerold is het ontbreken van dat inzicht. Organisaties die publiekrechtelijke taken uitvoeren, worden gedwongen om informatie uit de 13 benoemde basisregistraties te gebruiken en terug te melden als er twijfel over de juistheid van het gegeven bestaat. De bijdrage die dat oplevert voor de eigen organisatie is niet altijd even helder….

 

Dan zijn er de operabiliteitsproblemen (semantiek, logistiek, techniek). De business ziet de belangen niet, hanteert andere definities; ICT moet technische problemen overwinnen (Diginetwerk, Digikoppeling). Interessant is hoe informatiemanagement de regie krijgt op de ketens rondom de basisregistraties kan krijgen. Gaan de circa 1600 aan te sluiten organisaties allemaal de inrichting van de keten beïnvloeden? De juiste ICT ondersteuning en facilitaire voorzieningen zijn een randvoorwaarde voor de inrichting van ketens. Nieuwe technologie biedt weer nieuwe mogelijkheden om gegevens uit verschillende bronnen makkelijker met elkaar te delen en te combineren (bijv. Linked Data). Het brengt ook weer nieuwe risico’s met zich mee.

 

Zeker gegeven de opkomst van cybercrime en spionage van lidstaten [8] is een goede risicoafweging en compenserende maatregelen onontbeerlijk [9]. Wat een beetje eng is voor de informatiebeveiliger is dat de ketting net zo sterk is als de zwakste schakel [10]. Juist hier is een goed contact tussen de informatiemanagers onontbeerlijk. De informatiemanagers hebben de taak om de bestuurders vertrouwen te geven in de keuzes die worden gemaakt bij de opbouw van de keten. Alleen met vertrouwen kan de angst voor het onbekende worden overwonnen. Zeker met de opkomst van nieuwe technologieën zoals cloud computing moet er nuchter vanuit de vraagstelling worden geredeneerd[11].

 

Want met een gedeeld situatiebeeld [12], nuchterheid en een dosis ambitie kan de informatieketen ook echt toegevoegde waarde leveren aan onze maatschappij. Deze toegevoegde waarde komt tot uiting in de hierboven genoemde doelen.

 

Dit blog is geschreven in samenwerking met Edward Nuiten.

 

Referenties

1) Stelsel van basisregistraties
2) Digitaal dossier Jeugdgezondheidszorg
3) Handvatten voor ketensamenwerking 
4) Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio
5) Slim geregeld, goed verbonden
6) Fraudemanagement het ultieme wapen tegen fraudeurs?
7) Optimalisatie van informatieketens, parallellen met logistieke keten
8) NCSC Cyber security beeld
9) Managing Risk in Mashup Corporation
10) Twee rapporten over de Diginotar crisis 
11) Sourcing model op basis van cloud computing
12) Regie in dynamische ketens (vertrouwen, externe partijen, belangen, cloud)
13) Praktische keten-informatisering: Samen werken aan gedeelde informatie in ketens en netwerken

Auteur

Ben Elsinga