Zet alle uren die je in een overleg, vergadering of bila hebt doorgebracht eens onder elkaar en tel ze op. Zet alle resultaten die hierin behaald zijn eens op een rij. Is het in verhouding? Ja, stop dan met lezen, zonde van je tijd. Nee? Kijk dan of dit stukje je een eye-opener biedt.
In 7 stappen naar resultaat
Het is namelijk goed mogelijk om in beperkte tijd met een groep tot afspraken te komen die worden uitgevoerd. Je volgt een eenvoudig zeven-stappenplan:
1. bepaal wat het resultaat van de sessie moet zijn,
2. bepaal wie nodig zijn om tot dit resultaat te komen,
3. ontwerp een agenda,
4. kies per agendapunt een werkvorm,
5. regel alle voorbereidende, praktische zaken als uitnodigingen, ruimte en materiaal,
6. faciliteer de sessie,
7. leg de resultaten vast, verspreidt ze en plan een vervolgsessie.
Maak een begin
Makkelijker gezegd dan gedaan? Dat valt wel mee, probeer het maar eens. Zie ook de tips hieronder.
Je kent vast wel de post-its waarmee je brainstormt en clustert. Maar er zijn veel meer werkvormen.
Voor de lezers onder ons: Frank Groot schreef een praktisch boek: 52 Patroondoorbrekende Denktechnieken voor Managers. Dit is ook voor niet-managers bruikbaar. Het boek met de mooie titel Hartelijk Gefaciliteerd van Annet Noordik en Jeroen Blijsie gaat ook in op de achtergronden van faciliteren.
7 tips voor facilitators
Want dat is wat een bijeenkomst effectief maakt: iemand die de rol van facilitator pakt. Waarom zou jij dat niet zijn? Het is nuttig, leuk en dankbaar werk, het geeft resultaat en energie. Zeven tips:
- Bereid de bijeenkomst grondig voor
- Zorg voor een ruime, goed geventileerde ruimte
- Richt je vooral op het proces en laat de inhoud uit de groep komen
- Benoem waar men het over eens is, nodig uit daarop voort te bouwen
- Check voor je naar een volgende stap gaat of iedereen het eens is met het resultaat tot dusver
- Zorg dat de resultaten zichtbaar zijn, schrijf bijvoorbeeld op flip in plaats van dat ieder zijn eigen aantekeningen voor zijn neus heeft
- Regel beweging door de groep afwisselend te laten staan en zitten.
Credits of kritiek
Hoe weet je nu of je het goed gedaan hebt? Door deze regel: de groep krijgt de credits, de facilitator de kritiek. Krijg je geen kritiek en is de groep trots, dan kun je jezelf een schouderklopje geven
