Ervaringen van een Scrum Master en Agile coach

18 Februari 2021
Categorie:
Agile - Scrum
63

In mijn vorige blog heb ik verteld over de start van mijn opdracht als Scrum Master en Agile coach. Ik ondervond dat de teams met enige terughoudenheid, afwachtendheid en soms zelf uitgesproken weerstand waren meegegaan de eerste stappen in hun Agile ontdekkingsreis. In dit blog praat ik jullie bij over de nieuwe ervaringen in verspreide teams, de positieve stappen die zijn gezet en hoe het transparant maken van rollen verantwoordelijkheden kunnen helpen.

 

Verspreide teams

Door de coronamaatregelen is vrijwel iedereen genoodzaakt om vanuit huis uit te werken. Bij de opdrachtgever hadden de meeste teamleden hier nog geen ervaring mee. In eerste instantie hadden we alleen een conference call nummer tot onze beschikking. De teamleden ervaarde wat de negatieve impact is op de effectiviteit van communicatie als de non-verbale informatie niet meekomt met de gesproken communicatie. De quarantaine heeft vele teamleden doen ervaren wat de meerwaarde is van elkaar kunnen zien als je communiceert. De non-verbale signalen bleken een veel groter deel van de communicatie te zijn dan velen zich realiseerde. De teamleden begrepen hiermee ineens heel goed wat het 6e principe van Agile omvat: “De meest efficiënte en effectieve manier om informatie te delen in en met een ontwikkelteam is door met elkaar face-to-face te communiceren”.  Het zelf ervaren is altijd zo veel krachtiger dan dat iemand het tegen je zegt!

 

Gelukkig kwam er al snel een tool waarmee we konden videobellen. Hoewel een aantal teamleden in het begin wat moeite hadden met het gebruik van de webcam, was de algemene ervaring positief. Zoals een goed team hoort te zijn werd ieders voorkeur gerespecteerd. Na 2 maanden werd de webcam optie door iedereen gebruikt. Niet omdat het van ze verwacht wordt, maar omdat iedereen het plezierig vindt om elkaar te kunnen zien.

 

Positieve stappen in Agile transformatie

Ondanks de quarantaine hebben we in de afgelopen maanden veel stappen voorwaarts gezet in de Agile transformatie. Door het invoeren van een gestandaardiseerde manier van werken en door slim gebruik te maken van JIRA is de samenwerking tussen de 5 Agile teams en het beheer team verbeterd. Elke user story wordt inmiddels vanuit het klantperspectief benaderd. Enkele teams hanteren daarbij bij elke refinement sessie hun Definition of Ready als maatstaf om te bepalen of user stories al dan niet sprint ready zijn. Het effect hiervan is dat het team met elkaar bewust bespreekt of de user story wel of niet klaar is om in een van de aankomende sprints opgepakt kan worden en de klant dus een beter inzicht krijgt wanneer zijn of haar klantwaarde geleverd kan worden.

 

Een andere positieve ontwikkeling is dat als afronding van de refinement fase de user stories onderverdeeld worden in subactiviteiten die weer gebaseerd zijn op Definition of Done van het team. Teamleden werken steeds beter samen om hun kwaliteitsstappen voor het leveren van de klantwaarde gezamenlijk scherp op het netvlies te houden. Silo’s tussen de verschillende specialismes brokkelen hiermee steeds meer af. Een mooi resultaat is dat zowel het percentage van de oplevering van de gecommiteerde user stories als ook de kwaliteit van het potentieel verscheepbaar product sterk verbeterd is in de afgelopen maanden. Al met al prachtige resultaten in een tijd dat samenwerken niet altijd even makkelijk ging.

 

Rollen en verantwoordelijkheden transparant maken

Een mooi onderwerp wat de afgelopen periode regelmatig langs kwam, was de onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden. Vooral als het ging om de combinatie van de rollen Product Owner, functioneel lijnmanager, stuurgroepleden, projectleiders en Scrum Master was niet altijd duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Iets wat ik helaas vaker heb gezien in matrix organisaties.

 

Veel organisaties gaan geleidelijk over van waterval methodiek naar een Agile framework. Er ontstaat een hybride situatie waarbij oude en nieuwe naast elkaar komen te acteren. Het gevaar is dat de rollen en verantwoordelijkheden niet helder gemaakt worden. Naarmate er meer onduidelijkheid is over deze rollen en verantwoordelijkheden zie je vaak dat beslissingen ofwel op verkeerde gronden genomen worden (vanuit eigen belang redenerend) of helemaal geen beslissingen genomen worden. Beiden hebben een grote impact op de productiviteit van de Agile teams en dus op de organisatie zelf en zal daarom altijd bespreekbaar gemaakt moeten worden.

 

Bij mijn opdrachtgever zijn wij samen gaan zitten en hebben we met elkaar de rollen en verantwoordelijkheden uitgewerkt. Door activiteiten en rollen tegen de RACI meetlat te leggen, wordt het duidelijk waar de verantwoordelijkheden (accountability) horen te liggen en welke activiteiten eventueel gedelegeerd (responsibility) kan worden naar een andere rol. Maar ook bij welke activiteiten welke rollen betrokken dienen te worden: actief (consulting) of geïnformeerd (informed).

 

De uitkomst van onze discussie was een helder RACI model waar wij met zijn allen achterstaan en wat de verdere uitrol van de Agile framework ondersteund.

 

Ook de afgelopen periode is maar weer gebleken dat “Scrum is easy to understand, but difficult to master”. Maar hoe zwaarder de tocht, hoe groter de beloning. We zijn nog niet klaar, nog lang niet. Ook voor mijn resterende tijd bij deze klant staan interessante onderwerpen op onze Agile roadmap. Lees er meer over in mijn volgende blog!

 

Suzanne

 

Scrum Master en Agile coach bij Capgemini

Auteur

Suzanne Boers