Afgelopen week leidde ik bijna de gehele week een Lean training aan mensen uit zeven verschillende landen. Zoals altijd is het faciliteren van zulke trainingen één van de leukste onderdelen van mijn werk. Iedere keer ga ik naar huis met een lange lijst leestips, kijktips en ervaringen vanuit het veld. De discussies over de verschillen en overeenkomsten tussen onze culturen lopen steevast uit op onbegrip omdat de taal of de manier waarop iets uitgelegd word niet worden begrepen. Meestal komt dit het best tot uitdrukking als iemand – uit om het even welk land – probeert om in het Engels én met een zeer specifieke tongval (die meestal feilloos verraadt waar hij of zij vandaan komt) iets te eten te bestellen.
Vaak ben ik getuige van een schouwspel waarbij de één de ander aan de hand van plaatjes (indien beschikbaar) op de menukaart probeert uit te leggen wat er besteld moet worden. Lukt dat niet? Dan worden er anderen bij betrokken en schakelen we desnoods over op gebaren. Hulpeloos om ons heen kijken en hopen dat anderen die de taal wel machtig zijn hulp bieden is ook een optie. Last resort? Dierengeluiden om duidelijk te maken wat je bestellen wil! En eerlijk is eerlijk – dit zijn de leukste etentjes. Niet in de laatste plaats omdat het eindigt in het verder verkennen van elkaars culturele overeenkomsten en verschillen. Geregeld met een smartphone als hulpmiddel om plaatsen op de kaart en bijvoorbeeld foto’s van het thuisfront te tonen. Ongemerkt allemaal heel visueel.
Een parallel met Lean is eenvoudig getrokken. Één van de meest voor de hand liggende toepassingen van Lean technieken op kantoor is namelijk ‘Visual Management’. Deze techniek beoogt om werkvooraad, prestaties, aanwezigheid en meer op een centrale plek (meestal een whiteboard) te visualizeren.
De afgelopen jaren heb ik samen met teamleden uit de meest uiteenlopende teams talloze whiteboards opgetuigd. Ons doel? Het visualiseren van het onderhanden werk van het team, het bieden van een plaats waar alle belangrijke informatie samenkomt én het hebben van een plek als team waar je gemakkelijker te weten komt wie nou eigenlijk wie is.
Hoewel toenemende globalisering er in mijn werk voor zorgt dat teams massaal overstappen op digitale whiteboards, al dan niet voorzien van video om elkaar ook nog eens te kunnen zien, blijft de behoefe onveranderd. Een plaatje zegt meer dan duizend woorden.
Stel je voor. Je zet je eerste stappen in een dagelijkse ‘standup meeting’ en je staat wat onwennig voor dat whiteboard. Wat zijn dan de belangrijkste to do’s van alles dat je op dat bord in beeld brengt? Een lijstje, in willekeurige volgorde.
-
Benadruk successen
Heb jij een project succesvol opgeleverd of heb je een ontevreden klant zo kunnen helpen dat het vertrouwen van de klant in jouw organisatie is hersteld? Daar mag je best trots op zijn. Neem regelmatig de tijd om vast te stellen wat er allemaal goed gaat en leg dit vast op een successenlijst. Het doet recht aan degenen die er aan gewerkt hebben en zij zullen zich gewaardeerd voelen als dit in beeld wordt gebracht en met het team wordt gedeeld.
-
Breng verbetermogelijkheden in kaart
Binnen Lean roepen we meestal – ‘Er is altijd wel iets dat beter kan!’ En dat is natuurlijk ook zo. Maak het een gewoonte om problemen te benoemen en vast te leggen op je Visual Management board tijdens een standup meeting. Als je bereid bent om problemen zichtbaar te maken bied je jezelf en je team een kans om aan die problemen te werken, in plaats van ze te negeren of weg te moffelen. Dat kost je op de lange termijn meer energie én geld.
-
Laat zien hoe je ervoor staat
Het benoemen en kiezen van de juiste prestatie indicatoren (KPI’s) stelt je in de gelegenheid om trends inzichtelijk te maken op die zaken die voor jou en je team relevant zijn. Zorg er dus voor dat je je whiteboard niet volhangt met lange excel lijsten en ingewikkelde grafieken maar kies die indicatoren die relevant zijn om je werk te sturen. Zodra je de meest relevante indicatoren kent zorg je dat je ze grafisch en kleurrijk in beeld brengt. Iedereen moet het kunnen begrijpen. Gebruik voor de hand liggende kleurcodes (rood, oranje, groen) en benoem de assen en de schaalverdeling van je grafieken.
-
Kijk vooruit
Zodra je de meest relevante KPI’s hebt gekozen zorg er dan ook voor dat je ze gebruikt om vooruit te kijken. Zo kun je op basis trends prima anticiperen op wat komen gaat. Op welke dagen, weken, maanden piekt je werkvoorraad bijvoorbeeld? Kun je op basis van veranderende klantevredenheid beter begrijpen wat er veranderd en inspringen voordat klanttevredenheid af begint te nemen? Is de werkvoorraad gelijkmatig over je team verdeeld? En worden de beschikbare specialismes optimaal ingezet? Meestal is er genoeg data om te presenteren, zorg dat je die data inzichtelijk en zinvol maakt en kijk vooruit.
-
Gebruik je verbeelding/creativiteit
Thematiseer je whiteboard. Plezier in je werk is een belangrijke factor om teamleden betrokken te houden. Ik heb mooie voorbeelden gezien van teams die taken en werkvoorraad binnen het team koppelden aan emoticons of zelf gekozen avatars op hun whiteboard. Ook teams die eenvoudige smileys gebruiken om te laten zien dat ze spreektijd willen claimen of juist niet. Er zijn eindeloos veel manieren om het in beeld te brengen. Maak daar gebruik van!
Tijdens het etenje waarmee ik deze blog inleidde hebben we afgesproken om tijdens het vervolg van de training (waar de whiteboards ook gebruikten) sticky notes te gebruiken voor het benoemen van taken waaraan we nog moesten werken. Ik kreeg de oranje velletjes toebedeeld met een schertsende opmerking over de prestaties van ons nationale voetbalelftal. Zo zie je maar. Soms is visual management niet helemaal de juiste oplossing.
Bij Capgemini hebben veel teams de meerwaarde van vizualisatie ontdekt en omarmd. Het gebruik van vizualisatie in Standup Meetings is een typisch Lean gereedschap dat als doel heeft om betrokkenheid in het team te genereren, om snel te kunnen anticiperen op verbetermogelijkheden én om successen te vieren. Het helpt je om de waardestroom aan je klant te optimaliseren.
Expert
