UWV professionaliseert projectorganisatie

UWV zorgt voor een efficiënte, landelijke uitvoering van de werknemersverzekeringen en biedt daarnaast arbeidsmarkt- en gegevensdienstverlening. Het is een van de grootste uitvoeringsorganen van ons land en moet voortdurend flexibel inspelen op veranderingen in de samenleving. Per jaar worden er dan ook zo’n honderd interne veranderprojecten uitgevoerd.

Tot 2010 werd dat gedaan vanuit de verschillende bedrijfsonderdelen. Om meer lijn te krijgen in de methodiek en om de kennis rond projectmanagement te concentreren, werd in datzelfde jaar de Organisatie ProjectProfessionals (OPP) opgericht. Doel is om vanuit één centrale plek in de organisatie projecten te managen en het vak projectmanagement verder te professionaliseren. Capgemini Academy ontwikkelde daarvoor samen met UWV drie leergangen op maat. Hoofd OPP Jan-Willem van Gelder en projectleider Sarah Brantjes vertellen.

Jan Willem: “Om in grote organisaties veranderprojecten consistent uit te voeren zonder centrale regie is altijd een uitdaging, ook bij ons. Het projectenlandschap was versnipperd en het ontbrak aan samenhang. Daarom was de oprichting van OPP een grote stap voorwaarts. Onze opdracht is een bijdrage te leveren aan de vergroting van het verandervermogen van UWV en het beheersen van de  risico’s die daarmee verbonden zijn. Het begon met de zoektocht naar mensen in de organisatie die zich bij ons wilden aansluiten om zich in projectmanagement te specialiseren. In 2010 zijn we gestart met veertig professionals, inmiddels zijn het er 230.

Ze doen veranderprojecten voor alle geledingen in de organisatie. Om dat eenduidig en consistent te doen is het belangrijk dat ze werken vanuit gemeenschappelijke standaarden, kennis en vaardigheden. Daarnaast willen we de medewerkers natuurlijk ook verder ontwikkelen en het vak naar een hoger niveau tillen in onze organisatie. We waren al vertrouwd met methodieken als PRINCE2 en MSP maar wilden een nieuwe professionaliseringsslag maken en zochten een opleider om ons daarbij te helpen.”

Praktische vaardigheden

“Via een zorgvuldige aanbesteding kwamen we uiteindelijk bij Capgemini Academy terecht”, vult Sarah aan. “Het is een opleider die met de uitvoering van veranderprojecten veel ervaring heeft en die ervaring ook zichtbaar maakt in de trainingen. Dat vinden we belangrijk. Om diezelfde reden hebben we ook IPMA omarmd (International Project Management Association, red.). Dit keurmerk koppelt modellen aan competenties en legt daarmee grotere nadruk op de praktische vaardigheden van de professional dan PRINCE en MSP.”

Afgestemd om UWV

Jan-Willem: “Academy heeft samen met ons leergangen ontwikkeld voor projectsecretarissen (PMO’s) en projectmanagers. Na de zomer start de derde leergang voor senior projectmanagers. Het zijn stuk voor stuk vakinhoudelijke trainingen met aandacht voor de theorie en de praktische toepassing daarvan in de dagelijkse praktijk. Alle facetten van het vak komen aan bod waarmee het zeer complete en evenwichtige leergangen zijn geworden, afgestemd op UWV. Ze stellen onze professionals in staat tot grote hoogte te komen. En dat is belangrijk want de organisatie verwacht van OPP natuurlijk wel kwaliteit. Daar zijn we erg alert op.”

Waarde toevoegen

Sarah: “De trainingen voor de PMO’s omvat 12 trainingsdagen, verspreid over vier tot vijf maanden en zijn erop gericht om ze steviger in hun rol te krijgen zodat ze meer waarde toevoegen in een project. Deze leergang sluit af met een IPMA D-certificering. Inmiddels is de vierde groep al gestart en krijgen we heel goede feedback van de deelnemers. De leergang voor projectmanagers sluiten we af met het C-certificaat. Als ze willen kunnen de deelnemers daarna met een coach van Capgemini Academy naar het interview toewerken voor een assessmentrapport, dat inzicht geeft in de competenties waaraan ze nog moeten werken voor een certificering.

Theorie overstijgen

Academy doet het hier erg goed. De operatie verloopt vlekkeloos en ze hebben hun processen duidelijk onder controle. Ook de trainers zijn erg prettige en kundige mensen die de theorie overstijgen en de vertaalslag naar de UWV-praktijk kunnen maken. Ik krijg dat ook terug van de deelnemers. De trainers spelen goed in op de groep en zijn erg flexibel als het een keer anders loopt dan verwacht. Onze keuze voor Academy bleek de juiste.”

Vlieguren

“Met deze leergangen hebben we een goed fundament gelegd voor de komende vijf tot tien jaar”, besluit Jan-Willem. “We zien al goede resultaten maar beseffen ook dat dit een continu proces is. Er komen steeds nieuwe mensen binnen en het vak ontwikkelt zich voortdurend. Dus klaar ben je eigenlijk nooit. Maar we maken wel steeds meer vlieguren, dus de kwaliteit neemt alleen maar toe. Mooi neveneffect van de professionalisering bij OPP is dat ook de projectomgeving bij de interne klant erin wordt meegetrokken. In die zin profiteert de hele organisatie van onze inzet.”